CATMAT e CATSER: o que são e como usar os códigos

Quem abre a planilha de itens de um edital federal encontra, ao lado da descrição, uma coluna numérica rotulada como CATMAT, CATSER ou simplesmente "código do item". Esse número não é decorativo: é a identidade do objeto dentro do sistema de compras, e entendê-lo evita propostas no item errado, dúvidas na hora do cadastro e surpresas na aceitação.

O que são CATMAT e CATSER#

Segundo o manual oficial da API do Compras.gov.br, o Catálogo de Materiais (CATMAT) e o Catálogo de Serviços (CATSER) são as bases de dados do Sistema Integrado de Administração e Serviços Gerais (SIASG) que identificam os materiais licitados e adquiridos e os serviços licitados e contratados pela Administração Pública Federal. Todas as operações feitas pelo SIASG/Compras.gov.br usam esses catálogos para definir o objeto das licitações e das contratações.

Na prática, isso significa que um órgão federal não descreve "caneta azul" em texto livre no sistema: ele escolhe um item do CATMAT que já tem código, descrição e características padronizadas. O mesmo vale para serviços, como limpeza, manutenção predial ou suporte de TI, que são escolhidos no CATSER. Estados e municípios podem usar sistemas próprios, mas muitos editais que circulam no PNCP (abre em nova aba) também trazem esses códigos, porque o órgão opera pelo Compras.gov.br ou adota o catálogo federal.

Como os catálogos são organizados#

Os dois catálogos são hierárquicos. O manual da API do Compras.gov.br descreve os níveis abaixo, e entender essa estrutura ajuda a navegar pela busca e a encontrar itens parecidos quando o código exato não aparece.

No CATMAT, o PDM é o nível que agrupa itens do mesmo tipo de produto e define quais características descrevem cada um deles. Por isso, dois itens do mesmo PDM costumam diferir só em atributos, como capacidade, material ou voltagem. Quando você encontra o código do edital, vale olhar os itens vizinhos do mesmo PDM para entender o que exatamente distingue o item pedido.

O que a Lei 14.133/2021 diz sobre catálogo#

A Nova Lei de Licitações não menciona CATMAT nem CATSER pelo nome, mas cria a obrigação de padronizar e catalogar. Os dispositivos que importam para quem lê edital são três.

• Art. 6º, LI: define o catálogo eletrônico de padronização de compras, serviços e obras como sistema informatizado, de gerenciamento centralizado e com indicação de preços, destinado a permitir a padronização dos itens que a Administração vai adquirir.
• Art. 19, II: determina que os órgãos com competência regulamentar criem catálogo eletrônico de padronização, admitida a adoção do catálogo do Poder Executivo federal por todos os entes. O § 2º exige justificativa por escrito quando o catálogo não for utilizado.
• Art. 40, § 1º, I: nas compras, o termo de referência deve conter a especificação do produto, preferencialmente conforme o catálogo eletrônico de padronização, observados requisitos de qualidade, rendimento, compatibilidade, durabilidade e segurança.

Para que serve o código para quem participa#

Para o órgão, o código padroniza a compra. Para o fornecedor, ele resolve problemas bem concretos do dia a dia:

• Localizar o item certo no sistema. Em pregões com dezenas de itens, a descrição resumida do sistema pode ser parecida entre itens diferentes. O número do item no edital e o código de catálogo, juntos, eliminam a ambiguidade.
• Comparar editais de órgãos diferentes. Se dois órgãos compram o mesmo código, você reaproveita ficha técnica, cotação de fornecedor e análise de margem.
• Pesquisar histórico de compras. O código é a chave usada nas bases públicas de compras, inclusive na API de dados abertos do Compras.gov.br (abre em nova aba), o que facilita levantar quem já comprou aquele item.
• Conferir aderência do seu produto. As características do item no catálogo são um checklist objetivo para comparar com a ficha técnica do que você vende.
• Montar o catálogo interno da empresa. Associar os seus produtos aos códigos que eles atendem acelera a triagem dos próximos editais.

Como consultar um código CATMAT ou CATSER#

A consulta pública fica no Catálogo de Materiais e Serviços do Compras.gov.br (abre em nova aba) e não exige cadastro. Um roteiro que funciona bem:

1. Comece pelo código do edital. Se a planilha de itens ou o termo de referência traz o número, pesquise por ele diretamente: é o caminho mais curto até a descrição oficial.
2. Leia a descrição completa e as características. A descrição exibida no sistema da sessão costuma ser resumida. No catálogo você vê todos os atributos do item.
3. Confira a unidade. Unidade de fornecimento (materiais) ou de medida (serviços) define como o preço deve ser cotado. Cotar por unidade quando o item é por caixa é um erro comum e caro.
4. Sem código no edital, pesquise por descrição. Use termos genéricos do produto e navegue pela hierarquia (classe e PDM, no caso de materiais) até chegar ao item mais próximo.
5. Registre o resultado. Anote o código, a descrição e a unidade na sua planilha de proposta. Isso evita retrabalho quando o mesmo item reaparece em outro edital.

Onde o código aparece no edital#

Não existe um lugar único, mas há padrões. O mais comum é a tabela de itens do termo de referência, com colunas como item, descrição, código CATMAT/CATSER, unidade, quantidade e valor estimado. Em editais grandes, essa tabela vai para um anexo próprio (planilha de itens, relação de itens ou modelo de proposta). O aviso de licitação e o próprio sistema da sessão também exibem o código ao lado de cada item.

Se você está aprendendo a navegar pelo documento, o guia como ler um edital de licitação mostra a ordem de leitura que encontra a planilha de itens mais rápido.

Exemplo ilustrativo de linha da planilha#

Os códigos acima são fictícios. Em um edital real, copie o número exatamente como está e confira no catálogo: dígitos trocados levam a outro item, às vezes de outra categoria.

Quando a descrição do edital diverge do catálogo#

Acontece com frequência: o termo de referência pede um atributo que não está na descrição do item no catálogo, ou o código escolhido pelo órgão descreve algo ligeiramente diferente do texto do edital. Como o art. 40, § 1º, I diz que a especificação segue o catálogo apenas "preferencialmente", o órgão pode detalhar mais no termo de referência.

• Procure a regra de prevalência no edital. Muitos editais trazem uma cláusula dizendo qual descrição prevalece em caso de divergência, em geral a do termo de referência. Se existir, siga-a.
• Se o edital não resolve, peça esclarecimento. Qualquer pessoa pode pedir esclarecimento até 3 dias úteis antes da abertura do certame (art. 164 da Lei 14.133/2021). Veja os detalhes em prazos de impugnação e recurso.
• Se a divergência restringe a competição, avalie impugnar. Uma especificação que direciona a um único fabricante sem justificativa pode ser questionada no mesmo prazo.
• Formule a proposta pela exigência mais rigorosa. Enquanto não houver resposta oficial, cotar o produto que atende às duas descrições reduz o risco de desclassificação.

Como usar os códigos na rotina da equipe#

Equipes que disputam muitos pregões ganham tempo quando tratam o código como chave de organização, não como detalhe de cadastro:

• Mapeie o seu portfólio. Para cada produto ou serviço que a empresa oferece, liste os códigos CATMAT/CATSER que ele atende. Um produto pode atender a mais de um código.
• Faça a triagem pelo código. Ao receber um edital, cruze os códigos da planilha com o seu mapeamento. Itens sem correspondência saem da análise cedo.
• Mantenha fichas técnicas por código. Na hora da proposta e da aceitação, a documentação já está organizada pelo mesmo critério do órgão.
• Acompanhe a unidade e a quantidade. O código diz o quê; a unidade e a quantidade dizem quanto. Ambos definem a sua capacidade de entrega.

No pregão eletrônico, em que a proposta é cadastrada item a item no sistema antes da sessão, esse mapeamento evita o erro mais caro: ofertar no item errado e só perceber na fase de aceitação.