Pregão eletrônico passo a passo: da proposta à homologação

O que é o pregão eletrônico#

O pregão é a modalidade de licitação obrigatória para aquisição de bens e serviços comuns, com critério de julgamento de menor preço ou de maior desconto (Lei 14.133/2021, art. 6º, XLI (abre em nova aba)). Bens e serviços comuns são aqueles cujos padrões de desempenho e qualidade podem ser definidos objetivamente no edital por especificações usuais de mercado (art. 6º, XIII). Material de escritório, equipamentos de informática, limpeza e vigilância costumam se encaixar nessa definição.

A forma eletrônica é a regra: a lei manda realizar as licitações preferencialmente de forma eletrônica, e a presencial só é admitida de forma motivada, com sessão gravada em áudio e vídeo (art. 17, § 2º). No pregão, quem conduz o certame é o pregoeiro, nome que a lei dá ao agente de contratação nessa modalidade (art. 8º, § 5º). Para órgãos federais, o rito eletrônico é detalhado pela Instrução Normativa SEGES/ME nº 73/2022 (abre em nova aba), aplicada no Compras.gov.br. Estados e municípios podem ter regulamento próprio, por isso o edital é sempre a primeira referência.

Quando o pregão é usado e quando não cabe#

O pregão é adotado sempre que o objeto tiver padrões de desempenho e qualidade objetivamente definíveis pelo edital (art. 29). Ele segue o mesmo rito procedimental da concorrência, descrito no art. 17. A diferença está no objeto e nos critérios de julgamento: o pregão só admite menor preço ou maior desconto.

• Cabe pregão: compra de bens comuns, serviços comuns e serviços comuns de engenharia (art. 29, parágrafo único, combinado com o art. 6º, XXI, “a”).
• Não cabe pregão: serviços técnicos especializados de natureza predominantemente intelectual e obras e serviços de engenharia que não sejam comuns (art. 29, parágrafo único). Nesses casos, a modalidade costuma ser a concorrência.

Para entender as outras modalidades e onde o pregão se encaixa, veja o que é licitação e o resumo da Lei 14.133/2021.

A ordem das fases do pregão#

O pregão segue sete fases em sequência: preparatória, divulgação do edital, apresentação de propostas e lances, julgamento, habilitação, recursal e homologação (art. 17). A habilitação vem depois do julgamento, o que significa que só o vencedor provisório tem os documentos analisados. A inversão (habilitação antes das propostas) é exceção e precisa estar prevista no edital, com ato motivado (art. 17, § 1º).

Antes da sessão: edital, credenciamento e proposta#

O trabalho que decide um pregão acontece antes da sessão pública. Depois que o edital é publicado no Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP), correm os prazos mínimos para envio de propostas, contados da divulgação: 8 dias úteis para aquisição de bens e 10 dias úteis para serviços comuns e serviços comuns de engenharia, quando o critério for menor preço ou maior desconto (art. 55, I, “a”, e II, “a”).

1. Leia o edital inteiro, com termo de referência e anexos. O guia como ler um edital de licitação mostra a ordem de leitura que evita surpresas.
2. Confira os itens e códigos da planilha. Nas compras federais, os itens costumam vir identificados por códigos de catálogo; entenda em CATMAT e CATSER.
3. Credencie-se no sistema. No âmbito federal, o licitante precisa estar credenciado previamente no SICAF (IN SEGES/ME nº 73/2022, art. 13, I).
4. Tire dúvidas ou impugne no prazo. Qualquer pessoa pode pedir esclarecimento ou impugnar o edital até 3 dias úteis antes da abertura do certame (art. 164).
5. Cadastre a proposta até a abertura da sessão. A proposta é enviada exclusivamente pelo sistema e pode ser retirada ou substituída até a abertura (IN 73/2022, art. 18, caput e § 4º).

Ao cadastrar a proposta, o licitante declara, em campo próprio, que cumpre os requisitos de habilitação e que a proposta está conforme o edital; declaração falsa sujeita às sanções da lei (IN 73/2022, art. 18, §§ 2º e 3º). No sistema federal, também é possível parametrizar um valor final mínimo, que o sistema usa para enviar lances automáticos; esse valor é sigiloso para os demais fornecedores e para o órgão (art. 19).

Sessão pública e disputa de lances#

No horário previsto no edital, a sessão é aberta automaticamente pelo sistema (IN 73/2022, art. 20). Os lances são enviados só pelo sistema, e cada licitante só pode cobrir o próprio último lance com valor menor (ou desconto maior), respeitado o intervalo mínimo entre lances fixado no edital (art. 21, § 2º; Lei 14.133/2021, art. 57). Durante a disputa, todos veem o melhor lance em tempo real, sem identificação de quem o ofertou (art. 21, § 6º). Um lance digitado errado pode ser excluído uma única vez, em até 15 segundos após o registro (art. 21, § 3º).

A lei prevê os modos de disputa aberto e fechado, isolados ou combinados, e proíbe o fechado isolado quando o critério é menor preço ou maior desconto (art. 56, § 1º). Por isso, no pregão, sempre existe etapa aberta de lances. No âmbito federal, a IN 73/2022 detalha três combinações:

Definida a melhor proposta, se a diferença para a segunda colocada for de pelo menos 5%, o pregoeiro pode reiniciar a disputa aberta para definir as demais colocações, se o edital previr (Lei 14.133/2021, art. 56, § 4º). Acompanhar a sessão é responsabilidade do licitante: quem se desconecta ou não lê as mensagens do pregoeiro arca com a perda do negócio (IN 73/2022, art. 13, IV).

Empate ficto para ME e EPP#

Microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) têm preferência de desempate. No pregão, considera-se empate quando a proposta da ME ou EPP é igual ou até 5% superior ao melhor preço, desde que a melhor oferta não seja de outra ME ou EPP (Lei Complementar 123/2006 (abre em nova aba), art. 44, § 2º, e art. 45, § 2º). A ME ou EPP mais bem classificada é convocada para oferecer preço menor em até 5 minutos após o encerramento dos lances, sob pena de preclusão (art. 45, § 3º). Detalhes em ME e EPP em licitações.

Julgamento da proposta e negociação#

Encerrados os lances, o pregoeiro analisa apenas a proposta classificada em primeiro lugar: adequação ao objeto e compatibilidade do preço com o estimado (IN 73/2022, art. 29; Lei 14.133/2021, art. 59, § 1º). O edital deve dar prazo de, no mínimo, duas horas, prorrogável por igual período, para o envio da proposta ajustada ao último lance e dos documentos complementares (IN 73/2022, art. 29, § 2º). Se o edital previr, o órgão pode pedir amostras, exame de conformidade ou prova de conceito do vencedor provisório (Lei 14.133/2021, art. 17, § 3º).

• Negociação: definido o resultado, a Administração pode negociar condições melhores com o primeiro colocado; se ele continuar acima do preço máximo e for desclassificado, a negociação segue com os demais, na ordem de classificação (art. 61).
• Desclassificação: propostas com vícios insanáveis, fora das especificações, inexequíveis ou acima do orçamento são desclassificadas (art. 59).
• Inexequibilidade: em obras e serviços de engenharia, é inexequível a proposta abaixo de 75% do valor orçado (art. 59, § 4º). Para bens e serviços em geral, a IN 73/2022 trata valores abaixo de 50% do orçado apenas como indício, que exige diligência antes da desclassificação (art. 34).

Habilitação: só o vencedor entrega documentos#

No pregão, os documentos de habilitação são exigidos apenas do licitante vencedor, exceto quando o edital inverte as fases (art. 63, II). A regularidade fiscal, em qualquer caso, só é exigida depois do julgamento e só do mais bem classificado (art. 63, III). A habilitação se divide em jurídica, técnica, fiscal, social e trabalhista e econômico-financeira (art. 62); a lista completa está em documentos de habilitação em licitação.

Nas licitações federais, a habilitação é verificada no SICAF para os documentos que ele abrange; o restante é enviado pelo sistema quando o pregoeiro solicitar, no prazo mínimo de duas horas, prorrogável (IN 73/2022, art. 39, §§ 1º e 5º). Depois da entrega, não se aceita documento novo, salvo em diligência para complementar informação sobre fato já existente na abertura do certame ou para atualizar documento que venceu após o recebimento das propostas (Lei 14.133/2021, art. 64). Se o vencedor for inabilitado, o pregoeiro examina a proposta seguinte, na ordem de classificação (IN 73/2022, art. 39, § 8º).

Recurso: intenção imediata e razões em 3 dias úteis#

Quem discorda do julgamento ou da habilitação precisa manifestar a intenção de recorrer imediatamente, sob pena de preclusão (art. 165, § 1º, I). No sistema federal, o pregoeiro abre um prazo de pelo menos 10 minutos para essa manifestação, em campo próprio (IN 73/2022, art. 40). Depois disso:

• Razões do recurso: 3 dias úteis, contados da intimação ou da lavratura da ata de habilitação ou inabilitação (art. 165, I e § 1º, I).
• Contrarrazões: mesmo prazo, a partir da intimação pessoal ou da divulgação do recurso (art. 165, § 4º).
• Decisão: a autoridade que praticou o ato tem 3 dias úteis para reconsiderar; se não reconsiderar, a autoridade superior decide em até 10 dias úteis (art. 165, § 2º).
• Efeito suspensivo: o recurso suspende o ato recorrido até a decisão final (art. 168).

Os prazos em dias úteis consideram apenas os dias de expediente no órgão (art. 183, III). Veja exemplos de contagem em prazos de impugnação e recurso.

Homologação e assinatura do contrato#

Encerrados julgamento, habilitação e recursos, o processo vai à autoridade superior, que pode adjudicar o objeto e homologar a licitação, devolver os autos para saneamento, revogar por fato superveniente ou anular por ilegalidade insanável (art. 71). Homologado o pregão, o vencedor é convocado para assinar o contrato ou a ata de registro de preços no prazo do edital, prorrogável uma vez a pedido justificado (IN 73/2022, art. 45, § 1º). A recusa injustificada caracteriza descumprimento total da obrigação e sujeita o fornecedor às sanções da lei (art. 45, § 4º).

Checklist do pregão eletrônico#

1. Cadastro no sistema da licitação (SICAF, no caso federal) ativo e com certidões válidas.
2. Edital, termo de referência e anexos lidos; dúvidas enviadas até 3 dias úteis antes da abertura.
3. Limite de envio da proposta e data e hora da sessão pública anotados separadamente.
4. Modo de disputa e intervalo mínimo entre lances identificados no edital.
5. Preço mínimo definido antes da sessão, com custos completos.
6. Proposta ajustada e documentos complementares prontos para envio em até duas horas.
7. Documentos de habilitação fora do SICAF digitalizados e organizados.
8. Alguém acompanhando o chat do pregoeiro do início ao fim da sessão.